گردش کار  (workflow) چیست؟

گردش کار (Workflow) به مجموعه‌ای از فرآیندها و اقداماتی اشاره دارد که برای انجام و تکمیل یک وظیفه در محیط کاری طراحی و اجرا می‌شوند. این فرآیندها می‌توانند شامل جمع‌آوری داده‌ها، تحلیل و پردازش اطلاعات، تصمیم‌گیری و اجرای اقدامات باشند. گردش کار ابزاری کارآمد برای سازمان‌ها است که با استفاده از آن می‌توانند فعالیت‌های خود را به شکلی منظم‌تر و بهینه‌تر مدیریت کنند.

استفاده از سیستم فرآیند ساز به کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و جلب رضایت مشتری کمک می‌کند. گردش کار با توجه به نیاز سازمان، می‌تواند به‌صورت دستی یا با استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی مدیریت شود. هدف اصلی گردش کار، ساده‌ کردن و سازمان‌دهی امور در راستای دستیابی به نتایج بهتر و سریع‌تر است.

انواع سیستم گردش کار

مفهوم گردش کار و اهمیت آن در کسب و کار یکی از مفاهیم کلیدی در مدیریت سازمان‌ها است که به کمک آن می‌توانید وظایف و فرآیندهای مختلف را به شکل منظم و مؤثر مدیریت کنید. این سیستم با انتقال فعالیت‌ها از یک مرحله به مرحله دیگر موجب افزایش کارایی و کاهش پیچیدگی در انجام امور می‌شود.

گردش کار انواع مختلفی دارد که با توجه به نوع کسب‌وکار و نیازهای سازمان می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. در ادامه سه نوع سیستم گردش کار شامل فرآیندی، موردی و پروژه‌ای معرفی و بررسی می‌شوند.

گردش کار فرآیندی

این نوع گردش کار برای وظایف تکراری و قابل پیش‌بینی طراحی می‌شود که مسیر اجرای آن‌ها از پیش مشخص است. کسب‌وکارهایی که نیاز به انجام کارهای روتین دارند، از این نوع سیستم‌های گردش کار استفاده می‌کنند.

برای مثال در یک فروشگاه اینترنتی پردازش سفارش‌های خرید و تأیید آن‌ها می‌تواند نمونه‌ای از گردش کار فرآیندی باشد. این نوع گردش کار به افزایش سرعت، دقت و بهره‌وری کمک کرده و اغلب توسط نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند اجرا می‌شود.

گردش کار موردی

در گردش کار موردی از همان ابتدای کار مسیر دقیقی مشخص نیست. این نوع از سیستم فرآیند ساز زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که اطلاعات و تصمیمات در طول فرآیند به‌تدریج روشن می‌شوند.

نمونه‌ای از این نوع گردش کار، بررسی پرونده‌های بیمه است؛ زیرا شرایط و جزئیات هر پرونده ممکن است متفاوت باشد. این سیستم به طور معمول برای فرآیندهایی با تعداد محدود استفاده می‌شود و برای انجام آن به مهارت انسانی یا فناوری‌های پیشرفته نیاز دارید.

گردش کار پروژه‌ای

سامانه ی گردش کار  (Workflow) پروژه‌ای شباهت زیادی به فرآیندی دارد؛ اما با انعطاف‌پذیری بیشتری همراه است. در این نوع سیستم هر پروژه مسیر نسبتاً مشخصی دارد؛ اما در طول انجام آن ممکن است تغییراتی رخ دهد.

برای مثال طراحی یک وب‌سایت جدید نیازمند برنامه‌ریزی دقیق است؛ اما ممکن است در میانه کار تغییراتی در طرح‌ها یا مسئولیت‌ها ایجاد شود. این نوع گردش کار برای پروژه‌های اختصاصی مناسب است و معمولاً برای هر پروژه جدید به طراحی دوباره نیاز دارد.