دلایل اهمیت سیستم خزانه داری و بانک

به طور کلی سیستم خزانه‌داری در حسابداری سازمان‌ها و نهاد‌ها فرایندی بسیار مهم تلقی می‌شود که به جهت مدیریت صحیح و کارآمد منابع مالی، نقدی و ارزشی سازمان یا شرکت موردنظر استفاده می‌شود. سیستم خزانه داری و بانک به عنوان بخشی از حسابداری مالی وظیفه دارد که تمامی‌ تراکنش‌های مالی و نقدی سازمان را ثبت و پیگیری کند.

این کار شامل دریافت و پرداخت وجه، مدیریت صندوق نقدی، مدیریت حساب‌های بانکی و دیگر روش‌های پرداخت و دریافت شرکت است. می‌توان گفت هدف اصلی سیستم خزانه داری و بانک اطمینان حاصل کردن از صحت و کارآمدی تراکنش‌ها و نظارت بر جریان نقدینگی در شرکت است.

درواقع مأموریت مهم سیستم خزانه داری و بانک پویا، تدوین سیاست‌های پولی و مالی و بودجه در سطح عملیات سازمان یا شرکت، مدیریت جریان نقدی و ارائه مشاوره به سهام‌داران در انتخاب روش‌های سرمایه‌گذاری و تأمین مالی است. هرچند با توجه به اندازه و انتظار هر مجموعه می‌توان نقش واحد خزانه‌داری را محدود کرد یا افزایش داد.

این فرایند با استفاده از ابزار‌هایی همچون صورت حساب، گزارشات مالی و کنترل داخلی امکان‌پذیر است. درنهایت باید خاطر نشان کنیم که خزانه‌داری نقش اساسی و کلیدی در تضمین شفافیت، اعتبار و کنترل مالی سازمان‌ها و شرکت‌ها دارد.

دلایل اهمیت سیستم خزانه داری و بانک

علت استفاده از نرم افزار‌ها برای انجام حسابداری خزانه

استفاده از نرم افزار خزانه‌داری در زمینه حسابداری خزانه سبب دقت و شفافیت بالا در مدیریت سیستم خزانه و جریان نقدینگی مجموعه می‌شود. این نرم افزار‌ها از قابلیت‌های متنوع و کارآمدی برخوردار بوده و نیاز انواع شرکت‌ها و سازمان‌ها از جمله شرکت‌های اتحادیه بازرگانی، خدمات و تولیدی را برطرف می‌سازند.

 تمامی‌ عملیات مربوط به موجودی بانک، دریافت‌ها و پرداخت‌ها، دفتر بانک، تهیه لیست مغایرت بانکی و کنترل هوشمند تاریخ‌ها و صدور انواع سند در زیر سیستم خزانه داری و بانک این نرم افزار‌ها به شکل خودکار انجام می‌شود.

اصطلاحات مربوط به سیستم خزانه داری و بانک

در سیستم دریافت و پرداخت یا خزانه‌داری از برخی اصطلاحات رایج استفاده می‌شود که مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

• واگذار به غیر: این اصطلاح در زمان واگذاری اسناد دریافتنی به شخصی دیگر مانند خرج کردن چک مورد استفاده قرار می‌گیرد.
• واگذار به بانک: واگذاری برگ چکی به جهت واریز مبلغ سند به حساب موردنظر است.
• استرداد: به عمل بازگشت به صادر کننده یا پرداخت کننده گفته می‌شود.
• واخواست: اگر سندی را به بانک یا غیر واگذار نمایید و بعد آن را پس بگیرید، واخواست انجام شده است.
• برگشت: اگر سندی در تاریخ سررسید خود به هر دلیلی قابل وصول نباشد، برگشت داده می‌شود. از علل عدم وصول چک می‌توان کسر امضا، کسر موجودی و مخدوش بود سند را معرفی کرد.
• اسناد خزانه: اسناد خزانه اساسی‌ترین ابزار بازار پول به منظور اعمال سیاست پولی هستند. این اسناد اوراق بهاداری هستند که فروششان از سمت دولت به جهت تأمین نیاز‌های مالی و پرداخت بدهی‌‌های خود انجام می‌شود. اسناد خزانه‌داری کوپن بهره نیستند و از پرداخت مالیات دولت‌های مرکزی و ایالتی معاف هستند.
• اسناد خزانه اسلامی‌: اصطلاح دیگر در سیستم نقد و بانک و خزانه‌داری اسناد خزانه اسلامی‌ است که نوعی اوراق بهادار بوده و انتشار و واگذاری آن از سوی دولت انجام می‌شود. افراد با داشتن این اوراق می‌توانند در صورت لزوم برای فروش اوراق خود در بازار‌های ابزار‌های نوین مالی فرابورس کشور اقدام کنند.

اصطلاحات مربوط به سیستم خزانه داری و بانک

مزایای استفاده از سیستم خزانه داری و بانک پیوند

ممکن است برایتان سؤال باشد استفاده از نرم افزار خزانه‌داری و بانک پیوند چه مزیتی دارد؟ برای پاسخ به این سؤال قصد داریم در ادامه شما را با ۶ مورد از مزایای استفاده از این سیستم برای امور حسابداری کسب و کار‌ها آشنا کنیم.

امنیت بالا

به کمک این سیستم میزان امنیت سیستم حسابداری سازمان افزایش پیدا کرده و با نگهداری نقدی درون خزانه، احتمال سرقت، تقلب یا فرار مالیاتی کاهش پیدا می‌کند.

دسترسی سریع

در صورت نیاز به پول نقد، برخی عملیات‌ها امکان دارد به دسترسی سریع نیاز داشته باشند. استفاده از سیستم خزانه داری و بانک به حسابداران کمک می‌کند که به سرعت به پول نقد دسترسی پیدا کنند.

دسترسی سریع توسط سیستم حسابداری خزانه داری و بانک

کنترل دقیق

از دیگر مزایای سیستم خزانه‌داری باید به این موضوع بپردازیم که این سیستم می‌تواند به کنترل صورت دقیق موجودی، پول نقد و اوراق بهادار کمک کند. این کنترل به منظور ارزیابی وضعیت مالی و مدیریت بهتر منابع مالی سازمان بسیار حائز اهمیت است.

حسابرسی راحت‌تر

استفاده از سیستم خزانه داری و بانک برای نگهداری از پول نقد و اوراق بهادار شرکت در زمان حسابرسی به حسابرسان کمک می‌کند تا عملیات حسابداری را بسیار راحت‌تر مورد بررسی قرار دهند. با دسترسی به خزانه، حسابرسان می‌توانند به سرعت موجودی اوراق بهادار و پول نقد را بررسی و تطابق دهند.

مبارزه با زوال

مبارزه با زوال از مهم‌ترین مزیت‌های سیستم خزانه داری و بانک است. درواقع به کمک حسابداری خزانه سازمان می‌تواند از زوال و افت قیمت واحد پول جلوگیری کند. با نگهداری پول نقد در خزانه، سازمان می‌تواند با تغییرات ناگهانی در نرخ ارز، تغییرات دارایی‌‌ها را پیشبینی کرده و از افت قیمت ممانعت کند.

مدیریت ریسک

سیستم خزانه داری و بانک در حسابداری به سازمان کمک می‌کند تا ریسک‌های مرتبط با امول نقد را کاهش دهد و با نگهداری پول درون خزانه شرکت می‌تواند به خوبی کنترل کند که چه مقدار از پول نقد برای پرداخت‌های مختلف مورد استفاده قرار گرفته و چه مقدار در دسترس هستن.

انواع خزانه‌داری در سازمان‌‌ها

خزانه‌داری در سازمان‌ها و شرکت‌ها انواع مختلفی دارد. اولین نوع خزانه‌داری، خزانه‌داری نقدی است که سازمان‌ها به طور معمول وجوه نقدی و سکه و اسکناس خود را برای نگهداری در خزانه استفاده می‌کنند. در ادامه به بررسی انواع خزانه‌داری و ویژگی‌های آن‌‌ها می‌پردازیم.

• خزانه‌داری اوراق بهادار: در این نوع خزانه‌داری در سیستم خزانه داری و بانک شرکت‌ها اوراق بهاداری مانند سهام، اسناد تجاری، اوراق قرضه و اوراق تسهیلات بانک خود را در خزانه نگهداری می‌کنند.
• خزانه‌داری سایر اموال: این نوع خزانه‌داری نیز می‌تواند در شرکت‌ها و سازمان‌ها وجود داشته باشد. در این نوع خزانه‌داری اموال باارزشی همچون طلا، نقره، جواهرات و... برای نگهداری و امانت دادن به مشتریان مورد استفاده قرار می‌گیرند.
• خزانه‌داری اسناد رسمی‌: از دیگر انواع سیستم‌های خزانه‌داری است که در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف وجود دارد و اسناد مهم و رسمی‌ همچون عقود قراردادی، اسناد مالکیت و اسناد حقوقی با دقت مدیریت و نگهداری می‌شوند.
• خزانه الکترونیکی: در دنیای امروزی بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها از حسابداری خزانه الکترونیکی یا دیجیتالی بهره می‌برند. در این نوع خزانه‌داری، اطلاعات مالی و داده‌‌های مهم در سیستم الکترونیکی ذخیره و نگهداری می‌شوند.

لازم به ذکر است کلیه انواع خزانه در سیستم خزانه داری و بانک به طور معمول توسط گروه یا دپارتمان مدیرت مالی و حسابداری شرکت‌ها و سازمان‌ها انجام می‌شوند و هدف اصلی آن‌ها امانت دادن و مدیریت صحیح منابع مالی است.

انواع خزانه‌داری در سازمان‌‌ها

وظایف حسابدار خزانه

در این بخش از بررسی زیر سیستم خزانه داری و بانک باید به این موضوع بپردازیم که حسابدار‌های خزانه در تمامی‌ شرکت‌ها و سازمان‌ها وظایف یکسانی ندارد، بلکه حد و حدود وظایف آن‌ها با توجه به نیاز و دیدگاه مدیرت مالی تعیین می‌شود؛ اما به طور کلی حد و حدود‌های وظایف خزانه‌دار عبارت‌اند از:

• حساب‌های بانکی شرکت را در سیستم خزانه داری و بانک نگهداری و کنترل می‌کند.
• صدور و دریافت اسناد دریافتنی و پرداختنی مربوط به سازمان‌ها بر عهده حسابدار خزانه است.
• مسئولیت دارد مغایرت‌های بانکی را بررسی و برطرف سازد.
• به بررسی و پیگیری امور مربوط به اعتبارات و ضمانت نامه‌های بانکی می‌پردازد.
• اسناد مالی مربوط به سازمان‌ها و تمامی‌ امور بایگانی مالی و اداری را در سیستم خزانه‌داری ثبت کرده و نگهداری می‌کند.
• اسناد حسابداری شرکت یا سازمان موردنظر را ثبت می‌کند.
• خزانه‌دار به ثبت و نگهداری تنخواه گردان و سایر وجوه نقد و اوراق بهادار به وسیله سیستم خزانه داری و بانک می‌پردازد.