اطلاع از مشخصات و تعداد هر کالایی که در انبار خود ذخیره کردید، برای هیچ نیروی کارکشته انسانی ممکن نیست! به همین دلیل روش های کدینگ انبار، خود را در نقش یاری‌دهنده مدیریت سازمان‌ها نشان داده‌اند تا سازمان‌دهی کالاها به درستی انجام شود.
اگر می‌خواهید انبار خود را سروسامان دهید و از روش‌های سنتی خسته شدید، با ما در این مقاله از پی حساب همراه باشید تا با انواع روش ها و نحوه ی کدگذاری در انبار آشنا شوید و بهترین شیوه را برای سازمان خود انتخاب کنید.
هر ماژول حسابداری به عنوان ابزاری هوشمند عمل می‌کند که در بهبود امور حسابداری و تراکنش‌های مالی شما تأثیر زیادی دارد و می‌تواند عامل موفقیت شما باشد. یکی از این ماژول‌های مهم و کاربردی، سیستم حقوق و دستمزد است که در این مسیر به شما کمک خواهد کرد.
کدینگ انبار چیست؟
به فرایند اختصاص دادن یک کد یا عدد مخصوص به هر کالای موجود داخل انبار، کدینگ کالاهای انبار گفته می‌شود. با این روش، کالاها به صورت سازمان‌یافته‌تری داخل انبار دسته‌بندی می‌شوند. کدینگ انبار در واقع سعی می‌کند که به جای اسم هر محصول، مشخصات آن را در کدهای اختصاص یافته ثبت کند.
کدینگ کالا در انبار نه‌تنها انبارداری را تسهیل می‌کنند؛ بلکه در حوزه‌های مختلفی نظیر فروش، معین کردن نرخ کالا، حسابداری، امور مالیاتی و… باعث سریع و آسان‌تر شدن عملیات مربوطه می‌شود. روش های کدینگ انبار در سازمان‌های بزرگ مزیت خود را به خوبی نشان می‌دهند؛ چراکه مدیریت و دسترسی به تمام کالاهای موجود در انبار و اطلاع از تعداد و مشخصات آن‌ها برای این نوع سازمان‌ها دشوار است.
مزایای استفاده از روش های کدینگ انبار
استفاده از سیستم کدینگ انبار باتوجه‌به تنوع و تعداد کالاها برای مدیریت آن‌ها، مزایای زیر را به همراه خواهد داشت:
- وجود سیستم یکپارچه برای مدیریت دقیق موجودی اقلام داخل انبار
- امکان حذف کالاهای غیرضروری و مشابه با سایر کالاها و استاندارد کردن کالاها
- قابلیت ردیابی موجودی کالاها و قالام داخل انبار هر کسب‌وکار
- سریع‌تر شدن روند شناسایی کالاها
- عدم نیاز به ثبت اطلاعات دقیق و کامل هر کالا
- نظارت و مدیریت دقیق‌تر بر روند جریان کالاها در انبار
- کاهش نیاز به نیرو انسانی اضافی برای انبارگردانی
- صرفه‌جویی در هزینه و زمان
- انجام سریع و دقیق عملیات حسابداری، خرید و امور مالیاتی
- ازبین‌رفتن مشکلاتی مانند مشابهت نام کالا یا چنداسمی بودن اقلام ثبت شده
- قابلیت شناسایی بهتر تأمین‌کنندگان
- و هر مورد دیگری که در روش های کدینگ انبار در نظر گرفته شده باشد.
با ماژول‌های پرکاربرد نرم‌افزارهای حسابداری از جمله سیستم دارایی ثابت می‌توانید امور مالی خود را با دقت و صحت بیشتری مدیریت کنید و از قابلیت‌های متعددی استفاده کنید. ما در پی حساب، انواع سیستم‌ها را بر اساس نیاز شخصی ما یا کسب‌وکارتان طراحی کرده‌ایم.
روش های کدینگ کالا چیست؟
برای کدگذاری کالاها در مرحله اول، تمام مشخصات کالا مانند: نام و کد ملی کالا، بارکد، شماره استاندارد کالا، کد UPC، کد انبار محصول و تعداد آن‌ها در یک پایگاه داده کلی ثبت می‌شوند. پس از آن، برای هر کالا یک کد ویژه‌ای ایجاد می‌شود که تمامی مشخصات مربوط به کالا را در برمی‌گیرد.
این کدها الزاماً معنی مشخصی ندارند و تنها یکتا بودن آن‌ها اهمیت زیادی دارد. سیستم‌های متفاوتی برای کدگذاری انبار وجود دارند که انتخاب هرکدام از آن‌ها به وضعیت انبار و کالاهای آن بستگی خواهد داشت. برای مثال، در بسیاری از روش‌های کدینگ انبار از اعداد، حروف یا ترکیبی از هر دو استفاده می‌شود.
درنهایت نیز برای هر سازمان باتوجه‌به روشی که انتخاب کرده است، یک کلید برای رمزگشایی کدینگ انبار تعریف می‌شود که در هنگام نیاز به مشخصات اصلی دسترسی داشته باشند.
روش اول: کدینگ کالا با اعداد ترتیبی
در این روش بدون توجه به هرگونه شرایط خاص و اطلاعات اضافی، تنها مطابق با ترتیب ورود کالاها به داخل انبار، از اعداد متوالی برای کدگذاری آن‌ها استفاده و به همان ترتیب در قفسه‌های انبار چیده می‌شود. این روش برای انبارهای کوچک که کالاهای محدودی دارند، بیشتر استفاده می‌شود.
با سیستم گزارشات در نرم‌افزار حسابداری پیوند می‌توانید گزارشی کامل از صورت وضعیت تراکنش‌ها و امور مالی خود تهیه و از قابلیت‌های متعدد این ماژول کاربردی استفاده کنید.
روش دوم: کدینگ کالا با اعداد گروهی
انبارهایی با ظرفیت متوسط می‌توانند از این نوع از روش های کدینگ انبار برای مدیریت کالاهای خود استفاده کنند. در اینجا نیز مانند روش اول کدینگ، به ترتیب ورود کالا و با استفاده از اعداد، کدگذاری کالاها انجام می‌شود. با این تفاوت که کالاها در دسته‌بندی‌های مختلفی قرار می‌گیرند که مدیریت و چینش آن‌ها در انبار به نسبت راحت‌تر می‌شود.
نکته حائز اهمیت در این روش آن است 30% کد اضافی نیز برای هر دسته از اقلام تولید و کنار گذاشته می‌شود تا کالاهایی که در آینده به انبار اضافه می‌شوند، دارای کد مرتبط با گروهی باشند که در ابتدا دسته‌بندی شده است.
روش سوم: کدینگ کالا با اعداد اعشاری
در این روش در ابتدا به صورت قراردادی به هر ویژگی خاص کالا، یک عدد نسبت داده می‌شود. درمجموع نیز یک رشته اعداد که با اعشار از یکدیگر متمایز شده‌اند، به هر محصولی که داخل انبار است، اختصاص داده می‌شود.
روش چهارم: کدینگ کالا با حروف و اعداد
در این روش از ترکیب حروف و اعداد برای کدگذاری استفاده می‌شود که هر کدام از آن‌ها می‌تواند نماینده یک خصوصیت یا اطلاعات از کالاها باشد.
روش پنجم: کدینگ کالا نیمونیک
روش نیمونیک یکی از روش های کدینگ انبار به این صورت عمل می‌کند که حرف اول هر کالایی، یک کد برای نشانه‌گذاری آن خواهد بود. از آنجایی که کالاهایی با ویژگی‌های متفاوت ممکن است نام‌های یکسانی داشته باشند، پس از اختصاص کد در یک مجموعه قرار خواهند گرفت. این موضوع خود می‌تواند در پیگیری تعداد کالاها در انبار اختلال ایجاد کند.
روش ششم: کدینگ مخفی کالا
معمولاً در انبارهایی با کالاهای ویژه از این نوع از روش های کدینگ انبار استفاده می‌شود. اغلب کدهایی که به این کالاها اختصاص داده می‌شوند، باید از طریق راهنمای سیستم کدینگ رمزگشایی شوند.
روش هفتم: روش کدینگ کامل ویژه
بهترین و کامل‌ترین روش کدگذاری انبار، باید در چند مرحله زیر انجام شود:
- در ابتدا همه موجودی‌های انبار مشخص می‌شود و حتی احتمال کاهش یا افزایش هر کالا در آینده بررسی می‌شود. در مرحله بعدی لازم است که کالاها دسته‌بندی شوند و ویژگی‌های هر گروه از کالاها به طور دقیق ثبت شوند.
- پس از آن، کدهایی شامل یک رشته اعداد به هر دسته‌بندی از کالا اختصاص داده می‌شود که در همان مرحله، راهنمایی برای رمزگشایی کدهای ساخته شده ایجاد می‌شود. در انتها این راهنما در اختیار نیروهایی قرار می‌گیرد که در انبار فعالیت دارند.
چرا باید کالاها را کدگذاری کنیم؟
دارایی‌های هر سازمان در انبار ذخیره می‌شود که این موضوع نشان‌دهنده دلیل اهمیت بالای آن برای هر کسب‌وکار است. اساسی‌ترین هدف روش های کدینگ انبار، برقراری نظم و سازمان‌دهی بیشتر به کالاهای موجود در انبار است.
موجودی و ثبت دقیق آن در سیستم کلی یک سازمان به طور مستقیم بر عملیات حسابداری، ترازنامه، امور مالیاتی و سرمایه‌ای تأثیر می‌گذارد. درنتیجه هرچه انبار یک شرکت بزرگ‌تر باشد و اقلام زیادی در آن ذخیره شده باشد، حساسیت انجام کدینگ کالاها بیشتر خواهد بود.
یکی دیگر از اهداف انجام این عملیات، برآورد سرمایه است. به منظور برآورد کردن سرمایه در هر سازمانی باید موجودی انبار بررسی شود که به اصطلاح انبارگردانی انجام می‌شود. از همین رو این کدها به سریع‌تر و دقیق‌تر شدن این فرایند بسیار کمک خواهند کرد.
امروزه با استفاده از روش‌ها و اصول کدینگ کالا، شیوه انبارگردانی تغییر کرده و دیگر روش‌های طاقت‌فرسای سنتی جوابگو نیستند. در عوض با ارائه یک سبک کدگذاری مخصوص برای هر کالا در انبار، انبارگردانی به وسیله استعلام کدهای ثبت شده انجام می‌شود.
اصولی‌ترین روش مدیریت انبار با پی حساب
مدیریت کالاهای انبار به خصوص زمانی که چندین انبار بزرگ با کالاهای ویژه وجود داشته باشد، یکی از بزرگترین دغدغه‌های مدیریتی هر سازمانی خواهد بود. اگر برای شما هم انبارگردانی و مدیریت موجودی‌ها همیشه یک چالش بوده است؛ با نرم افزار پیوند خیال خود را از این بابت راحت کنید!
ما در مجموعه پی حساب با ارائه ماژول‌های مخصوص انبارداری، مطابق با استانداردهای حسابداری این امکان را برای شما به وجود آورده‌ایم که موجودی کالاهای خود را در بهترین و سریع‌ترین حالت ممکن مدیریت و در صورت نیاز تمام عملیات مربوط مانند سفارش، فروش و… را انجام دهید. علاوه بر آن می‌توانید به صورت همزمان چندین انبار را به صورت یکپارچه مدیریت کنید و مطمئن باشید که هیچ‌گونه خللی در انبار شما به وجود نخواهد آمد.
کلام آخر
روش های کدینگ انبار روند انبارگردانی و مدیریت موجودی کالاهای داخل انبار را بسیار سریع‌تر از حالت دستی انجام می‌دهند. شیوه‌های مختلفی برای این کار در نظر گرفته شده که شما می‌توانید باتوجه‌به نیاز شرکت، نوع کالا و تعداد آن‌ها، مناسب‌ترین روش را برای کدینگ کالاهای خود انتخاب کنید.
سؤالات متداول
- کدینگ انبار چیست؟
به فرایند اختصاص دادن یک کد به کالاهای داخل انبار به منظور مدیریت بهتر و سریع‌تر موجودی‌ها، کئینگ کالای انبار گفته می‌شود.
- هدف از انجام کدگذاری کالاها در انبار چیست؟
برقراری نظم و سازمان‌دهی بیشتر به کالاها و برآورد کردن سرمایه
- بهترین نوع از روش های کدینگ انبار کدام است؟
روش کدینگ ویژه یا کامل که به صورت اصولی موجودی انبار کدگذاری می‌شود.
